Kế toán là một bộ phận không thể thiếu ở tất cả các công ty, vì tầm quan trọng đó nên ngành này được đánh giá là ổn định và có nhiều cơ hội việc làm.
Vì vậy, lượng sinh viên theo học ngành này khá là phổ biến, nên là hôm nay mình sẽ phân tích những kỹ năng kế toán giỏi cần có để chuẩn bị thật tốt trước khi bạn apply vào một công ty nào đó để trở nên CHUYÊN NGHIỆP làm nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng và có cơ hội thăng tiến trong công việc, thì bạn không thể thiếu những kỹ năng này.
Ở bài Kỹ năng kế toán này mình sẽ không đề cập kiến thức chuyên môn nữa nhé, vì kế toán thì không cần quá giỏi chuyên môn, chỉ cần hiểu là được rồi. Kiến thức thì ở trường hay là trung tâm cũng đã dạy bạn rồi này.
1. Kỹ năng tin học văn phòng
Có lẽ kỹ năng tin học văn phòng là kỹ năng kế toán cơ bản và đơn giản nhất các bạn sẽ được học tại trường lớp hoặc cũng có thể tự học tại nhà.
Tin học văn phòng là một trong những kỹ năng rất cần thiết và quan trọng không những với kế toán mà còn với mọi ngành nghề.
Word giúp các bạn soạn thảo các văn bản, báo cáo, thống kê định kỳ, PowerPoint để thuyết trình. Đặc biệt là Excel trợ thủ đắc lực của kế toán dùng để tính toán, khi bạn thành thạo Excel thì công việc của bạn sẽ dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều.
2. Có khả năng chịu được áp lực
Hầu hết công việc nào cũng sẽ có áp lực, và khi có áp lực ta mới có động lực để phát triển và trưởng thành hơn.
Nên kỹ năng này là được xem là kỹ năng thông dụng với hầu hết tất cả mọi người, phải đối diện khi ta bắt đầu làm một việc gì mới mẻ.
Riêng kế toán viên thì đặc biệt vào những mùa báo cáo, hay là những ngày cuối năm, những ngày tới hạn báo cáo thuế sẽ phải chịu áp lực cao, rất bận rộn, vất vả. Người ta phải nói “vắt chân lên cổ mà chạy” thì mới kịp với những tổng kết thu chi, lương thưởng nhân viên, lên sổ báo cáo, quyết toán thuế…
Tips tránh những áp lực vào những mùa báo cáo
Vậy trải qua mấy mùa quyết toán, mình có vài tips nhỏ để giúp các bạn tránh những:
X Căng thẳng vì quá nhiều việc một lúc.
X Mất ăn mất ngủ vì sợ không kịp deadline nộp báo cáo.
X Trễ nộp báo cáo, bị phạt, sếp khiển trách.
X Quá nhiều việc cùng một lúc nên không thể tránh khỏi những sai sót.
Tips sau đây sẽ phần nào giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn, hạn chế bớt áp lực gặp phải trong công việc
√ Đối chiếu, giải quyết công nợ hàng tháng/quý. Tránh việc dồn vào cuối năm mới đối chiếu phát hiện sai sót rất mất thời gian.
√ Sổ phụ lấy định kỳ hàng tháng/quý về nhập và để đối chiếu, kiểm soát dòng tiền ra vào hợp lý chưa.
√ Theo dõi, kiểm tra và báo cáo hàng hoá nhập, xuất, tồn hàng tháng/quý.
√ Nên học tốt kỹ năng Excel vì kế toán biết vận dụng excel giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, là công cụ giải quyết hàng tá công việc của bạn đó ví dụ: highlight chỗ bị trùng giúp bạn tra cứu cái nào được nhập lặp lại, tính tổng lương nhiều người từ hàng loạt sheet chỉ trong 5s, …
√ Nếu có thời gian rảnh thì cứ liên tục update bản thân, tìm hiểu đọc các nghị định, thông tư mới để nắm bắt kịp thời văn bản pháp luật tránh bị nộp phạt vô cớ và nhiều lúc còn được giảm thuế cho công ty nữa.
Ví dụ như Nghị định 15/2022/NĐ-CP mới đây thuế VAT được giảm từ 10% xuống 8% với một số ngành nghề,…
Đọc thêm: Đừng làm kế toán nếu chưa biết những lầm tưởng này
√ Sổ sách, tiền bạc luôn rõ ràng báo cáo định kỳ cho cấp trên.
√ Lập kế hoạch và theo dõi tiến trình công việc đề ra để nắm bắt tình hình công việc.
√ Cuối cùng, một điều quan trọng mà ít ai quan tâm. Để làm việc hiệu quả bạn cần phải luôn có một sức khoẻ tốt và tinh thần thật tỉnh táo để tránh những sai lầm và đề ra những chiến lược phù hợp cho công ty, đạt được hiệu quả tốt nhất.
3. Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian
Như mình đã nói tầm quan trọng của việc biết sắp xếp, và quản lý thời gian thì sẽ giúp kế toán giảm bớt áp lực rất nhiều.
Vì công việc kế toán là rất nhiều, ngay cả khi chưa tới thời gian hạch toán cuối năm. Nên việc biết sắp xếp và quản lý thời gian rất quan trọng cho thấy sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của bạn nữa.
Ở đây mình chia sẻ các bạn vài tips để sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả:
√ Lên danh sách công việc cần hoàn thành cho ngày hôm sau, theo phương pháp EISENHOWER dưới đây để tối ưu thời gian và công việc hiệu quả nhất.
√ Theo dõi tiến trình kế hoạch công việc đã đề ra để không bị cảm giác quên việc, hay phải mất thời gian suy nghĩ nay làm tới công việc
√ Nếu có tính hay quên, thì bạn có thể ghi giấy note dán vào màn hình máy tính hoặc đặt lịch nhắc nhở các công việc hôm nay cần làm, tránh thời gian chết suy nghĩ cần làm gì tiếp theo.
√ Vì tài liệu, dữ liệu và sổ sách kế toán nhiều nên cần sắp xếp một cách thật ngăn nắp và khoa học sẽ giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn.
4. Cẩn thận trung thực
Công việc kế toán thường xuyên làm việc với các con số, xử lý các số liệu chứng từ liên quan đến tiền bạc nên đòi hỏi sự cẩn thận chính xác trong từng những chi tiết nhỏ như từng dấu chấm, dấu phẩy. Vì chỉ cần sai sót nhỏ hoặc đổi vị trí dấu chấm và dấu phẩy là nó đã thay đổi rất nhiều gây ra những hậu quả khôn lường cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, trung thực không kém phần quan trọng đâu nha, vì trung thực không chỉ nói lên con người bạn mà còn phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp bạn nữa.
5. Kỹ năng phần mềm kế toán
Kỹ năng này sẽ được học trên trường lớp, nếu trường lớp không dạy thì bạn có thể tự học được, cái này cũng không quá khó đâu, làm từ từ rồi các bạn cũng sẽ quen, cũng giống như khi mình bắt đầu dùng thử một ứng dụng gì đó cũng cần có thời gian làm quen mà đúng không.
Một số phần mềm kế toán thường sử dụng:
+ Phần mềm quản lý và xuất sổ sách: Misa, Fast, ..
+ Phần mềm xuất hoá đơn điện tử: Viettel, Misa, Easyinvoice,..
+ Chữ ký số điện tử: Viettel, FPT, VNPT, Bkav,..
+ Phần mềm hỗ trợ kê khai thuế HTKK(nếu bạn có báo cáo thuế,…),ứng dụng eTax, iCannhan, iTaxViewer.
6. Kỹ năng giao tiếp
Đa số mọi người thường nghĩ, kế toán cần gì kỹ năng giao tiếp với ai phải không, chỉ làm việc với những cái máy tính, sổ sách khô khan, vậy là mọi người đã sai rồi nhé.
Vậy để mình chỉ ra cho các bạn thấy tầm quan trọng của giao tiếp trong ngành kế toán nhé.
+ Trong công ty: kế toán hầu hết làm việc với mọi bộ phận, phòng ban vì kế toán nắm toàn bộ tài chính công ty, nên tất cả đều thông qua kế toán vì thế giao tiếp sẽ là cầu nối giúp bạn gần gũi hơn với mọi người.
+ Đối với khách hàng, đối tác: Việc giao tiếp sẽ giúp hợp tác tốt với đồng nghiệp khách hàng, giúp đỡ nhau khiến công việc trở nên dễ dàng hơn, các khoản nợ cũng dễ đòi hơn, sổ sách cũng nhanh gọn hơn…
Tóm lại, không chỉ với nghề kế toán mà bất cứ ngành nghề nào cũng cần kỹ năng giao tiếp vì thông qua đó bạn sẽ học hỏi được nhiều điều giúp công ty ngày càng phát triển, cũng là cơ hội giúp bạn tiến xa hơn trên con đường thăng tiến sự nghiệp.
Ngoài ra bên cạnh kỹ năng giao tiếp thì hơn nữa, là kỹ năng ứng xử khéo léo luôn là hành trang cần thiết của mỗi chúng ta.
Nhất là với những bạn làm bên dịch vụ kế toán thì đòi hỏi khả năng giao tiếp khéo léo ảnh hưởng nhiều. Vì sẽ giao tiếp làm việc nhiều với các cán bộ nhà nước như Thuế, Bảo hiểm, Ngân hàng, …
Những bạn làm kế toán trưởng giao tiếp và nói chuyện khéo léo để các kế toán viên có thể cống hiến hết mình và công việc trở nên dễ dàng hơn.
7. Năng động và sáng tạo trong công việc
Nếu nói về kỹ năng kế toán mà đưa kỹ năng này vào thì hẳn nhiều người bảo là rất bất hợp lý đúng không, không ai nói kế toán cần phải sáng tạo hay năng động cả, phải vậy không nè?
Có lẽ mình là đứa khác người nhất, khi đưa ra gợi ý kỹ năng này với bạn, nhưng nếu để ý các bạn sẽ thấy rất đúng.
Hồi đó, bên mình có nhận làm cho một công ty xuất nhập khẩu thanh long, sau khi xem xong hồ sơ và cảm thấy cần phải bổ sung vài hồ sơ như hợp đồng lao đồng, biên bản bàn giao, hợp đồng mua bán,.. nhưng hồ sơ lên đến cả ngàn file.
Công việc này được giao cho bạn An, bạn ấy là người rất chăm chỉ, chịu khó nên theo thói quen bạn ấy chẳng suy nghĩ nhiều mà chỉ cắm đầu vào làm từng hợp đồng, từng biên bản một. Nhưng kết quả là một ngày, hai ngày, ba ngày vẫn chưa xong.
Thế là mình được chỉ định làm phụ bạn ấy, mình là đứa hoàn toàn khác với bạn ấy, mình rất lười, nhất là những công việc được lặp đi lặp lại (thế đấy nên bình thường mình rất ít ở văn phòng, chủ yếu ra ngoài tư vấn thuế, làm việc với khác hàng, cơ quan nhà nước là nhiều).
Mình thấy tình hình hồ sơ nhiều như thế làm biết bao giờ mới xong, chưa kể khả năng sai sót là không tránh khỏi. Vì thế, mình lao vào nghiên cứu tìm các phương pháp, áp dụng các hàm học được, tìm kiếm trên google xem có cách nào không.
Cuối cùng, sau khoảng 15p mày mò nghiên cứu, 10p bắt tay vào thực hiện, 5p kiểm tra và hưởng thành quả (mình sẽ để lại video bên dưới cho bạn xem thành quả từ file hợp đồng mua bán mình làm được). Lúc này không phải là ngàn mà cả chục ngàn file cũng chẳng làm khó được tụi mình nữa.
Mình thấy rất vui, rất happy với những thành quả này, mặc dù với nhiều người đã biết từ lâu, nhưng với mình rất mới lạ làm mình có động lực chia sẽ hơn.
Lần nào tìm ra được một phương pháp hay, mình lại phải hét lên vì sung sướng, vì nếu không tìm ra được phương pháp này chắc mình phải điên lên vì một kiểu văn bản mà làm đi làm lại quá.
Vậy ta mới thấy được năng động sáng tạo trong kế toán quan trọng thế nào, không phải mình kể ra đây, để tự khen hay khuyên các bạn lười như mình. Mà khi ta làm một cái gì đó, cũng hãy cố gắng tìm ra cách làm việc hiệu quả nhanh nhất. Nhất là trong thời đại này, cái gì cũng có thể tìm kiếm trên google.
Nếu các bạn quan tâm mình đã làm như thế nào, mình sẽ viết bài hướng dẫn cho các bạn.
8. Kỹ năng ngoại ngữ
Nếu kế toán mà có thêm kỹ năng ngoại ngữ nữa, khả năng thăng tiến cao.
Cơ hội mở rộng đối tác không chỉ giới hạn tại trong nước mà là toàn quốc, chưa nói đến cơ hội thăng tiến gì cao đâu, nói cơ bản lương thôi cũng cao hơn những bạn không có ngoại ngữ rồi.
Ngoài giao tiếp được với đối tác, kỹ năng ngoại ngữ còn có thể đọc các tài liệu và viết các báo cáo tài chính kế toán.
9. Ham học hỏi và dấn thân.
Cuối cùng là không ngừng học hỏi, không ngại khó, ngại khổ.
Hãy dám thoát ra khỏi chỗ an toàn, cái gì mới cứ xông pha đừng ngại, đừng sợ bản thân không làm được, chỉ có bắt tay vào làm bạn mới thấy mọi chuyện đều không khó khăn như bạn nghĩ.
Mình lúc trước thường xuyên xung phong đi tư vấn cho khách hàng về thành lập công ty lắm, mặc dù mình chỉ mới ra trường và mới đi làm được vài tháng thôi lại còn nhỏ con nữa chứ.
Nhưng điều đó không ngăn cản được mình, nhiều người hỏi mình có sợ không?
Mình sợ chứ, run chứ. Tuy nhiên mình hiểu nếu mình không vượt qua nỗi sợ, thì mình sẽ mãi sợ. Nhưng nếu đã vượt qua được lần 1, lần 2, 3 được rồi, thì chắc chắn mình sẽ không còn sợ nữa, ngược lại rất tự tin là đàng khác.
Kể cho các bạn nghe một câu chuyện về bản thân mình.
Một ngày nọ mình bị trễ xe, lại chưa mặc đồng phục, chưa ăn sáng,.. đúng là sáng đó mọi chuyện đen đủi đều đến cùng một lúc, mình nhận được giao tư vấn thành lập cho công ty cổ phần mà thành viên là tổ chức (ôi khi tin nhắn đến, mình như khủng hoảng vì mình chưa từng tư vấn hồ sơ cho công ty cổ phần tổ chức loại này lần nào, mình lại đói nữa,..) mình định từ chối, nhưng thôi nghĩ lại kệ luôn, trong khi chờ đợi trên xe, mình nghiên cứu để lát có thể tư vấn tốt cho khách.
Khách hàng là sếp lớn mà mình lại để người ta đợi, ôi thấy thật mất lịch sự quá đi, hơn nữa, mình lại làm dịch vụ nữa. Lúc mình vừa hối hả chạy đến nơi, mồ hôi khắp cả người, liên tục xin lỗi và may mắn là khách rất vui vẻ và còn đùa mình là bị ai đuổi hay sao vậy mà chạy ghê vậy nữa chứ.
Và kết quả các bạn có thể đoán được không, không những mọi việc xảy ra suôn sẻ mà mình còn được bonus thêm tiền nữa đó. hehe.
Nên mình khuyên các bạn hãy cứ mạnh dạn thử thách bản thân nhé.
Thời gian rảnh rỗi thì cứ liên tục học hỏi không ngừng, bạn tưởng tượng xem kế toán mà ra nói chuyện bắn nghị định luật cũng ngầu, chuyên nghiệp lên hẳn ấy chứ đúng không nào.
10. Lưu ý quan trọng
Nói gì thì nói phải luôn có một sức khoẻ tốt, và tinh thần minh mẩn mới làm mọi thứ tốt lên được phải không nào. Tập thể dục, ăn uống đầy đủ, đúng giờ sẽ giúp các bạn luôn trong trạng thái, vui vẻ lạc quan hơn.
Có thể ngoài thời gian làm việc, kết nối với những người giỏi, người thầy mở rộng mối quan hệ,… sẽ giúp bạn nhanh có cơ hội thăng tiến hơn rất nhiều.
11. Tổng kết
Mong rằng qua những kỹ năng kế toán mà mình chia sẻ ở trên, sẽ giúp ích cho các bạn.
Hanna.
Leave a Reply